Как сэкономить миллионы на закупках IТ

Закупки в сфере IT — существенная статья расходов каждой компании. Ведь информационные технологии — компьютер, интернет, программное обеспечение — использует в работе практически каждый сотрудник

По оценкам международных консалтинговых компаний, ежегодно затраты на IT составляют от 1 до 8% от общей выручки компаний в зависимости от отрасли, и с каждым годом этот показатель растет. При разумном подходе затраты на IT можно значительно уменьшить без потери качества. Главное — разбираться в тонкостях ИТ-решений и понимать, какой экономический эффект бизнес получит от их внедрения.

Осуществляя IT-закупки, нужно учитывать много аспектов — интересы бизнеса, потребности в IT-оборудовании и услугах, вызовы, связанные с информационной безопасностью, а также соответствие регуляторным требованиям. При этом зачастую сотрудники "классических" служб закупок не обладают достаточной экспертизой в IT, чтобы убедиться, что закупки не являются избыточными, либо предложить альтернативные более выгодные варианты (например, использование облачных технологий вместо закупки оборудования). Также возможна обратная ситуация, когда IT-специалисты не могут обосновать руководству экономический эффект для бизнеса от конкретной закупки, в результате такие важные статьи, как специализированные средства информационной безопасности, просто исключаются из бюджета.

На сегодня существует два главных подхода к управлению закупками IT — децентрализованный и централизованный. При децентрализованном подходе каждое подразделение компании самостоятельно совершает закупки — готовит документацию, проводит тендер, выбирает поставщика. Но что это дает в итоге? Во-первых, большие расходы — поскольку каждый на свое усмотрение решает, что нужно и в каких объемах, а это далеко не всегда оптимальный вариант для бюджета компании. Во-вторых, при закупке каждой отдельной услуги тратится время. А как мы знаем, время — деньги. Особенно невыгоден этот подход для крупных холдингов, структура которых насчитывает множество дочерних компаний, которые к тому же часто находятся в разных странах. Таким компаниям выгодно внедрять централизованный подход к закупкам в сфере IT, и международный опыт это подтверждает. В частности, на примере компаний из СНГ мы видим, что централизация позволяет экономить до 30% IT-бюджета. Согласитесь, процент большой. В Украине такая практика пока редкость, даже крупные ФПГ в большинстве своем централизовали закупки максимум на уровне отдельных бизнесов, но не всей группы.

Тем не менее, Group DF начала внедрение централизованного подхода к закупкам с этого года. По предварительным оценкам заказать сайт, это даст нам возможность экономить около $5 млн в год. Ранее Группа проводила закупки IT на уровне отдельных бизнесов и даже активов — банк, химические предприятия, медиа и другие бизнесы делали закупки автономно. Кстати, это были довольно сложные и ресурсоемкие процессы, занимающие много времени, поскольку каждый раз, чтобы купить новое оборудование, нужно было проходить тендерную процедуру, выбирать поставщика. При этом нельзя было существенно оптимизировать затраты — масштаб закупок не позволял. Выбрав централизованный подход, мы провели аудит IT всех бизнесов Группы и разработали политику централизованных закупок. При этом мы руководствовались международным стандартом COBIT и документом Vendor Management Using Cobit 5, разработанными международной профессиональной ассоциацией IT-управления ISACA. В результате мы консолидировали на уровне Группы IT-бюджеты всех бизнесов и сформировали программу закупок на полугодие. Сейчас мы сосредоточились на выборе единых провайдеров связи, формируем стандарты и определяем стратегических поставщиков компьютерного и сетевого оборудования. После этого мы сможем сфокусировать свое внимание на развитии IT-инфраструктуры, а не на самом процессе закупок, как это было раньше.

Уверен, путем централизации закупок крупный и средний бизнес может достичь эффекта масштаба, то есть значительно сократить операционные расходы, а также сделать сферу IT в компании более управляемой. Во-первых, этот подход предполагает консолидацию потребностей от всех бизнесов и подразделений и наличие общего плана закупок, во-вторых, общие архитектурные критерии к оборудованию и услугам, а также централизованный выбор поставщиков. В-третьих, при централизованном подходе проводится контроль экономической обоснованности закупок, а заказ оформляется в соответствии с запланированным объемом и согласованным уровнем цен. Иными словами, это экономия всего — денег, времени, усилий.

ИА Дело